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Wenn es zum eigentlichen sachlichen Teil der Verhandlung kommt, sollte zu Beginn die jeweilige Erwartungshaltung der Teilnehmer besprochen werden, um eine gemeinsame Basis zu schaffen. Hier geht es auch darum zu erfahren, inwieweit sich der Gegenüber auf das eigene Unternehmen und gegebenenfalls das eigene Angebot vorbereitet hat. In dieser Phase können Erkenntnisse über den Verhandlungspartner und dessen Verhandlungsstrategie gesammelt werden, die im weiteren Verlauf der Verhandlung wichtig sein können. Das sind zum Beispiel seine Art und Weise zu Sprechen oder auch sein inhaltliches Verständnis der Thematik. Es sollte ebenso auf Gestik und Mimik geachtet werden. Der Zuhörende ist immer im Vorteil, da er das Gesagte bis zu vier Mal schneller aufnehmen kann, als der Gesprächspartner es aussprechen kann. Das gibt den nötigen Spielraum neben dem Inhaltlichen auch auf die nonverbale Kommunikation zu achten. Dies ist wichtig, da mehr als 90 Prozent der Kommunikation nonverbal stattfindet. Im Weiteren sollte das Angebot des Lieferanten analysiert werden. Es ist von Vorteil auch die Rahmenbedingungen wie zum Beispiel Lieferfristen zu beleuchten. Bei Unklarheiten ist es ratsam klare Verständnisfragen zu stellen. Am Ende der Analyse empfiehlt es sich als Einkäufer die wichtigsten Fakten noch einmal für alle zusammenzufassen.
Gerade zu Beginn der Verhandlung sind die richtigen Fragen ein wichtiges Instrument, um das Gespräch zu führen. Selbstverständlich gilt dies auch für die gesamte Verhandlung. So gibt es bewährte Fragearten, mit denen gewünschtes Verhalten oder Wendungen in einem Gespräch hervorgerufen werden können.
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