Einkauf 4.0 / E-Procurement

Vernetzung für ein effizientes Lieferanten- und Risikomanagement

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Der digitale Datenaustausch mit Lieferanten bringt Unternehmen zwei signifikante Vorteile: Zum einen ermöglicht er dem Einkauf eine schnelle, präzise Interaktion mit seinen Lieferanten und die Möglichkeit eines optimierten Lieferantenmanagements. Zum anderen können Risiken, in Bezug auf Versorgung, Lieferantenausfälle, Qualität und Preis, deutlich früher identifiziert und effektive Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

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Der Mittelstand nutzt längst nicht das volle Potenzial eines ganzheitlichen, dynamischen Lieferantenmanagements als Voraussetzung für eine digitale Prozessoptimierung. Zwar haben Einkäufer ihre Lieferanten segmentiert, z. B. via ABC-Clusterung, doch allzu oft wird ein regelmäßiges Update dieser Segmentierung entsprechend des aktuellen Bedarfs und der Lieferantenperformance vernachlässigt. Darüber hinaus erfassen und bewerten nur sechs Prozent der analysierten Unternehmen Lieferantenrisiken wie Bonität, Termin- und Mengentreue oder Beschaffungsobjektqualität digital. Auch Prognosetools oder Frühwarnsysteme, die automatisch auf Soll-Ist-Abweichungen aufmerksam machen, sind in der Praxis eine Seltenheit.

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Eine stärkere Integration der Lieferanten birgt jenseits der klassischen Preisverhandlung großes Potenzial in Bezug auf prozessuale Synergieeffekte. Dazu gehört eine Erhöhung des Automatisierungsgrades und damit eine Minimierung von Prozessfehlern ebenso wie Transparenz über die Supply Chain, insbesondere in Bezug auf die Warenströme und Logistik.

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Unterstützung bei der digitalen Integration liefert der gezielte Einsatz von E-Procurement-Lösungen, um Schnittstellen zwischen alleinstehenden Systemlandschaften zu schaffen, aufkeimende Probleme durch Risikoszenario-Analysen frühzeitig zu identifizieren und konkrete Handlungsempfehlungen, wie z. B. Wechsel zu Alternativlieferanten, aufzeigen zu können.

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Datentransparenz als Fundament erfolgreicher Digitalisierung

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Mit voranschreitender digitaler Vernetzung der Lieferketten entstehen große Datenmengen. Um dieses „Big-Data“ Volumen für bessere und effizientere Entscheidungen nutzen zu können, müssen Einkaufsabteilungen für eine durchgehend hohe Datenqualität sorgen. Grundsätzlich muss sichergestellt werden, dass alle Beschaffungsvorgänge digital erfasst werden, um jederzeit Informationen zu Einkaufsvorgängen abrufen zu können. Nur wenn diese Datentransparenz gegeben ist, kann eine Optimierung und Digitalisierung der Einkaufsfunktion erfolgen.

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Viele Mittelständler müssen diese Datentransparenz erst noch schaffen. Noch zu selten werden digitale Anwendungen, wie z. B. ein Business Warehouse System, zur Vereinfachung strategischer Einkaufsaktivitäten genutzt, um auf globaler Ebene Transparenz über Bedarfe, Forecast und Rohstoffpreisentwicklungen zu erzeugen. Dabei sind diese Lösungen sehr hilfreich, um Auswirkungen auf Bestellzeitpunkte, Lagerbestände und Produktkalkulationen zu simulieren.

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Grundsätzlich sollten einkaufsrelevante Daten regelmäßig gepflegt werden und aktuell sein, um vor allem der Führungsebene volle Transparenz über die Beschaffungsaktivitäten des Unternehmens und über die Performance des Einkaufs zu ermöglichen. Nur mit diesem Wissen kann die Ausrichtung hin zu digitalisierten Prozessen und Diensten vorangetrieben werden. Auch Verbesserungen lassen sich nur anvisieren und messen, wenn umfassende Daten zum Einkaufsvolumen vorliegen, die Ist-Kennzahlen regelmäßig ermittelt und mit den Zielen, in Form von Soll-Kennzahlen, abgeglichen werden. Falls die Verfügbarkeit und Qualität interner Daten nicht oder nur in Teilen gegeben ist, ist der Weg zum vernetzten Einkauf 4.0 mit der Einbindung und Verarbeitung von externen Daten noch weit.