Wie Sie Ihre Lieferantenbasis sicher machen gegen Krisen wie Corona

Mithilfe der folgenden drei Ansätze können mittelständische Spezialhersteller Herausforderungen beim Aufbau einer neuen Lieferantenbasis bewältigen, Chancen nutzen und auf Beziehungen aufbauen.

1.) Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung durch und lernen Sie Ihre Supply Chain kennen

Die erste Arbeit, die noch vor jeder Änderung zu erledigen ist, besteht in der Due Diligence. Verfeinern Sie Ihre Marktanalyse, um zu überprüfen, wer die entscheidenden Akteure sind, und verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre eigene Supply Chain. Investieren Sie die nötige Zeit, um diese Lieferanten, ihre Prozesse und Produktionsanlagen kennenzulernen und zu verstehen, wie sie aufgestellt sind und was sie leisten können. Dabei ist es wichtig, sowohl zu wissen, in welchen Bereichen die Lieferanten bereits gut sind, als auch wo Probleme bestehen. Außerdem ist es sinnvoll, zu verstehen, wie die Lieferanten selbst ihre Materialien beschaffen.

Durch diese Informationen können neue Möglichkeiten entstehen, die gar nicht in Betracht gezogen worden wären, wenn Sie Ihre Recherchen nicht durchgeführt und keine umfassenden Gespräche mit Lieferanten geführt hätten.

Wichtig ist auch, sich über Prognosen auszutauschen und den Lieferanten Ziele zu setzen. Es geht darum, einen gewissen Druck ausüben zu können, um Ihnen beispielsweise bei Kostensenkungen zu helfen oder für mehr Zuverlässigkeit zu sorgen. Dies kann dazu beitragen, den Fokus stärker auf Verbesserungspotenziale zu lenken. Vielleicht hofft Ihr Unternehmen, im Laufe der Zeit zu wachsen. Mit einer auf drei bis fünf Jahre ausgelegten Roadmap können Sie aufzeigen, was Ihre Partner auf Lieferantenseite erwarten können. Dies ermöglicht es den Lieferanten, sich darauf vorzubereiten und bestärkt sie darin, in die Zusammenarbeit mit Ihnen zu investieren.

Denken Sie immer daran, dass ständig neue Entwicklungen stattfinden. Sie müssen alle Veränderungen im Markt und in der Branche im Blick behalten, um Risiken zu vermeiden, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Themenfelder wie Robotik, 3D-Druck, die Verwendung von recycelbaren Materialien oder CAD sorgen für rasanten Wandel. Eventuell können Toleranzen verbessert oder Prozesse verfeinert werden, was neue Produktionsmethoden und damit bessere Preise, Durchlaufzeiten oder Losgrößen ermöglichen kann.

2.) Identifizieren Sie potenzielle Risiken und halten Sie passende Lösungen parat

Wenn in Ihrer Lieferkette etwas schiefläuft, wird es ohne Eingreifen mit der Zeit vermutlich eher noch schlimmer. Gehen Sie daher offensiv mit Risiken um, vor allem dann, wenn sich daraus bereits echte Probleme entwickeln. Möglicherweise erfüllen Ihre Produkte die Spezifikationen zwar auf dem Papier, aber nicht in der Praxis, was sich auf die Gewährleistung auswirken und Einfluss auf die Kosten und den Ruf des Unternehmens haben kann. Vielleicht stehen auch die Rohstoffpreise nicht im Einklang mit Ihrer langfristigen Preisvereinbarung. Seien Sie sich solcher Probleme bewusst und bleiben Sie im kontinuierlichen Kontakt mit dem Lieferanten – in guten wie in schlechten Zeiten.

Erwarten Sie von Ihren Lieferanten nicht, dass sie Ihre Anforderungen erraten, und schrecken Sie auch nicht davor zurück, im Vorfeld schwierige Gespräche zu führen. Manchmal erkennen Hersteller zwar bestimmte Risiken im Zusammenhang mit den Vereinbarungen, sie versäumen aber, diese anzusprechen oder den Lieferanten aktiv Feedback zu geben und daran zu arbeiten, diese Risiken zu eliminieren. Mit anderen Worten: Warten Sie nicht erst auf Vertragsverlängerungen oder Preiserhöhungen, sondern arbeiten Sie mögliche Probleme gemeinsam ab.

Wägen Sie die Risiken sowohl einer Veränderung als auch der weiteren Zusammenarbeit mit einem bestimmten Lieferanten oder einem Lieferstandort gegeneinander ab.

Übrigens wäre es auch ein Fehler, anzunehmen, dass jedes Problem, das Sie bei einem Lieferanten ansprechen, im Endeffekt zum Versuch führt, Ihnen mehr in Rechnung zu stellen. Es kann gut sein, dass die Lieferanten gern an Verbesserungen mitwirken. Vielleicht könnten Sie ihnen zum Beispiel helfen, selbst besser einzukaufen oder Unterstützung bei Benchmarking oder Absatzprognosen bieten. Nicht immer ist es möglich, Änderungen schnell voranzutreiben oder umzusetzen. Umso wichtiger ist deshalb, bei Problemen langfristig am Ball zu bleiben.

3.) Kommunikation, Wissenstransfer und klare Erwartungen formulieren

In vielen Fällen unterzeichnet ein Kunde einen Vertrag, unterstützt seinen Lieferanten aber nicht wirklich dabei, sein Geschäft zu verstehen, oder was genau eigentlich von ihm erwartet wird. Unternehmen vergessen dies häufig.

Wir empfehlen deshalb, beim Wechsel zu neuen Lieferanten eine gewisse Vorlaufzeit einzuplanen, etwa drei bis vier Monate. Die Lieferanten müssen verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert, was Ihre Ziele sind und wie sie gemeinsam mit Ihnen wachsen können.

Die Lieferanten müssen sich auch darüber im Klaren sein, was genau sie herstellen, wofür es bestimmt ist und warum Toleranzen oder bestimmte Materialien wichtig sind. Der Transfer dieses grundlegenden Wissens ist unerlässlich. Lieferanten müssen bei jedem Produkt genau verstehen, worum es sich handelt und warum es auf eine ganz bestimmte Weise entwickelt wurde. Hier reicht es nicht aus, einfach Bauteile, Muster und Zeichnungen zu übersenden. Stattdessen müssen Sie auch Unterstützung bei der Planung und Sequenzierung bieten.

Die Kommunikation sollte sich verdreifachen oder vervierfachen, auch durch offenen Zugang zu kritischen Personen, einschließlich Ingenieuren und Produktexperten.

Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass Ihre Lieferanten Ihre Produkte oder Ihr Geschäft verstehen. Vermeiden Sie es, die Weichen von Anfang an falsch zu stellen und sprechen Sie stattdessen mit den involvierten Personen. Wenn Sie gegenseitige Kommunikationskanäle etablieren, ist es gut möglich, dass Sie vielleicht sogar Anregungen für Verbesserungen erhalten.

Setzen Sie sich klare Ziele, stimmen Sie sich zu den Durchlaufzeiten ab und versuchen Sie, gemeinsam den künftigen Bedarf zu prognostizieren.

Erkundigen Sie sich, wie in der Vergangenheit der Start mit neuen Kunden abgelaufen ist. Zusätzlich können Sie in Erwägung ziehen, vertraglich festzuhalten, dass Sie Zugang zu bestimmten Personen oder Ressourcen erhalten.

Auf der anderen Seite sollten Sie das Team des Lieferanten und seine Kultur kennenlernen. Bei all dieser Kommunikation mit den Lieferanten sollten Sie daran denken, auch Ihre eigenen Kollegen auf dem Laufenden zu halten. Wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, warum eine Veränderung vorgenommen wird, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich größer, dass sie diesen Wandel auch unterstützen.

Genau wie bei jeder anderen starken Beziehung ist eine regelmäßige, ehrliche Diskussion erforderlich, um ihr Potenzial zu maximieren. Seien Sie offen und ehrlich gegenüber Ihren Lieferanten – so können diese Ihnen genau das geben, was Sie brauchen.