8 Tipps, um in der Corona Krise den Überblick im Einkauf zu behalten

Auswirkungen eindämmen, Lieferausfälle vermeiden

1. Digitale Lösungen für reibungslose Abläufe im Einkauf

Homeoffice für alle Mitarbeiter ist in den meisten Firmen bereits Pflicht. Doch das erschwert die interne sowie externe Kommunikation mit Kollegen und Lieferanten. Insbesondere im Einkauf gehören Verhandlungen und detaillierte Absprachen zur Tagesordnung. Um diese auch weiterhin durchführen zu können, bieten sich digitale Kommunikationslösungen wie Microsoft Teams an. Die vielseitigen Funktionen erlauben der Einkaufsabteilung, die Standardabläufe weitestgehend aufrecht zu erhalten.

2. Umdenken und Alternativen finden

In einer Krisensituation ist es für den Einkauf von höchster Priorität, den Zufluss an kritischen Materialien sowie Dienstleistungen zu gewährleisten. Das Angebot in dem Großteil der Märkte ist aktuell bereits sehr knapp, weshalb man über den Einsatz alternativer Lieferanten oder den Bezug von Restbeständen lokaler Händler nachdenken sollte.

3. Mit kühlem Kopf und Risikomanagement Lieferausfälle begrenzen

Aus Krisen tritt immer derjenige erfolgreich hervor, der einen kühlen Kopf bewahrt. Treffen Sie keine voreiligen Entscheidungen, sondern analysieren Sie Ihren Einkauf, um tatsächliche Risiken zu identifizieren. Um effektive Lösungen und Maßnahmen zur Vorbeugung zu finden, muss klar sein, welche Warengruppen in welchem Ausmaß bedroht sind. Sollten tatsächlich Lieferausfälle drohen, gilt es die Konsequenzen für Ihren Einkauf zu bestimmen. Sinnvoll ist im Zuge dessen die Einteilung einer internen Task Force, welche sich intensiv mit den Auswirkungen des Coronavirus auf den Einkauf beschäftigt.

4. Versorgungssicherheit durch Nachverhandlungen und Bestandserhöhung

Nachverhandlungen bieten Ihnen die Chance, Ihre Kostenreserven nicht zu überreizen. Ein Erfolgsfaktor stellt an dieser Stelle eine Konsolidierung Ihres Einkaufsvolumens dar. Durch die Umstrukturierung der Bestellmengen und des Zeitpunktes der Bestellung, kann die Lieferfähigkeit von Artikeln, welche über verschiedene Bestandslieferanten eingekauft werden, deutlich gesteigert werden. Auch durch eine gezielte Erhöhung der Lagerbestände wichtiger Artikel können Sie Unterbrechungen Ihrer Lieferkette vorbeugen.

5. Bereichsstrategien synchronisieren

Zum heutigen Zeitpunkt müssen wir davon ausgehen, dass sich die aktuelle Situation vorerst nicht entspannen wird. Für den Einkauf bedeutet das, dass eine 100%ige Lieferfähigkeit auf Dauer nicht gewährleistet werden kann. Ein Austausch mit den Abteilungen Produktion, Vertrieb und Logistik ist an dieser Stelle unabdingbar. Während der Pandemie müssen die verschiedenen Bereichsstrategien synchronisiert werden, um die Situation gemeinsam erfolgreich zu bewältigen.

6. Liquidität aufrechterhalten

Während der Corona Krise rückt auch das Kostenmanagement in den Vordergrund. Insbesondere im Einkauf muss also festgestellt werden, welche Güter und Dienstleistungen zwingend für den Geschäftsbetrieb benötigt werden. Darauf basierend sollten nicht-kritische Ausgaben minimiert werden, um die Liquidität zu gewähren. Wichtig ist, dass alle Anschaffungen auch von der Einkaufsabteilung abgewickelt werden und Maverick Buying vermieden wird. Denn ohne einen Überblick über alle Kosten kann keine präzise Kostenanalyse durchgeführt werden.

7. Transportwege nicht außer Acht lassen

Zwar ist Ihr Lieferant produktionsfähig, doch haben Sie auch geprüft, ob die Transportwege einwandfrei funktionieren? Ausfälle auf dem Luft- oder Seeweg können dazu führen, dass eine funktionierende Lieferkette nicht gewährleistet werden kann. Es ist also von besonderer Wichtigkeit im Vorfeld zu untersuchen, auf welchen Weg Ihre Produkte geliefert werden und Alternativen für eine mögliche Störung in der Lieferkette parat zu haben. Hier sollten auch Verzögerungen durch Zollkontrollen eingeplant werden.

8. Kompromisse mit Lieferanten eingehen

Ihre Lieferanten haben zurzeit die gleichen Probleme wie Sie. Lieferausfälle und -Engpässe betreffen die gesamte Industrie. Umso mehr liegt allen Parteien daran, Geschäfte abzuschließen und die bestehenden Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten. Das heißt wiederum, dass Lieferanten bereit sind, Kompromisse einzugehen, um beispielsweise längere Zahlungsziele zu gewähren. Auch dies kann Ihre Liquidität sicherstellen und sich langfristig als wertvoll herausstellen.